사회초년생을 위한 업무 메일 작성법

서울우유 이야기 2021/08/24 14:00 SEOULMILK

회사 업무의 대부분은 전화나 이메일로 이뤄진다고 해도 과언이 아닙니다. 회사에서 사용하는 비즈니스 이메일은 단순 친목 도모를 위한 이메일과는 성향이 달라요. 따라서 사회초년생 때부터 에티켓과 방법을 숙지하고 있어야 하죠. 오늘은 기본 중의 기본인 비즈니스 이메일 작성법에 대해 알려드릴게요!

메일 생성하기

처음 입사했다면 회사 도메인으로 된 공식 메일 계정을 만들어야겠죠? 이때 어떤 주소로 만들어야 할지 고민이 될 텐데요. 외부인과 이메일 주소를 자주 주고받을 것을 생각하면 길이가 너무 길거나 영어와 숫자가 복잡하게 섞인 것은 좋지 않습니다. 또한 ‘cjftn(철수)’처럼 이름을 한글 자판대로 친 영어는 상대가 알아듣기 힘들기 때문에 좋지 않으며, ‘love’나 ‘cute’와 같은 영어 단어는 전문성이 떨어질 수 있어요.

따라서 상대방이 알아듣게끔 쉽고 간단하며, 프로페셔널한 느낌을 주려면 본인의 이니셜을 이용하는 게 제일 좋습니다. 이름이 ‘김철수’라면 ‘KCS’에 간단한 숫자 한두 개를 붙여 나를 나타낼 수 있게끔 표현해보세요. 혹은 누구나 알고 있는 간단한 영어 단어도 괜찮습니다. 무엇보다 이메일 주소는 짧고 간결해야 한다는 점! 만약 이미 아무 생각 없이 이메일 주소를 만들었고 변경도 안 되는 상황이라면? 굳이 상대방에게 말로 불러주지 말고, 상대방의 연락처를 먼저 받아 문자로 이메일 주소를 보내는 게 제일 깔끔합니다.

메일 제목 작성법

본문만큼이나 중요한 메일 제목! 회사원들 메일함은 하루에도 수십 통씩 메일이 쌓이고 있어서 아예 제목에서 본문 내용을 유추할 수 있게끔 ‘[회사]+핵심 목적’으로 요약 작성하는 게 좋습니다. ‘안녕하세요. 000의 김철수입니다’라는 내용보다 ‘[회사명] 000 견적 문의 요청’, ‘[회사명] 00 프로젝트 기획안 전달의 건’이라고 쓰는 게 업무의 효율성도 높이고 일 처리가 빨리 되겠죠? 게다가 나중에 메일을 검색할 때도 제목에 요약되어 있으면 조금 더 빠르게 찾을 수 있습니다. 첨부파일 이름 그대로 보내는 것 또한 금물! 물론 아직 신입사원이라면 핵심 내용만 딱 요약해서 제목을 쓰는 게 쉽지 않을 수 있는데요. 이럴 땐 본문을 먼저 작성해서 하고자 하는 말이 무엇인지 살펴보고, 제목을 쓰는 것도 좋습니다.

본문 작성하기

주소를 생성하고, 제목까지 썼다면 이제 본문을 작성해야 하겠죠? 본문에서 제일 첫 번째로 써야 할 것은 첫인사와 함께 본인의 소속, 이름을 밝히는 겁니다. 신입사원 때는 너무 급한 마음에 용건만 쓰는 실수를 저지르기도 하는데, 오프라인에서 누구를 처음 만날 때 이름과 소속을 밝히는 것을 생각하면 쉬울 거예요. 그렇다고 인사말을 너무 거창하게 할 필요는 없습니다. 친목 도모가 아닌 업무용 메일이기 때문에 인사말은 간단하게 작성하고 바로 본문으로 넘어가는 게 좋아요.

본문 내용은 하고자 하는 말을 줄줄 쓰는 것보다 적절한 부분에 문장과 문단을 나눠서 가독성 있게 작성하는 게 좋고, 여러 내용을 전달해야 할 경우에는 숫자나 기호로 구분해서 읽는 사람이 보기 좋게 해주세요. 중요 내용엔 진하게 표시하거나 색을 입혀 강조하는 것도 좋습니다. 잘 정리된 내용은 이해도와 신뢰도 모두를 높일 수 있죠. 오탈자 여부도 확인하고, 답변을 받아야 하는 경우라면 회신 기간을 명시해주세요. 마지막으로 끝인사는 ‘감사합니다’ 정도로 끝내는 게 좋은데, 너무 무겁게 느껴진다면 ‘주말 잘 보내세요’ 혹은 ‘좋은 하루 되세요’ 같이 가볍게 한 문장 추가하는 것도 괜찮습니다.

참조 및 숨은 참조 지정하기

마지막으로 이메일 주고받을 때 가장 필수로 알아야 하는 ‘참조’에 대해 알려드릴게요. 참조는 수신인이 받는 메일과 동일한 메일을 받게 하는 기능인데요. 보통 업무와 관련이 있고, 업무 상황을 알아야 하는 사람을 넣습니다. 내가 하는 업무가 일대일로 진행하는 게 아니라 팀원 모두가 공유되어야 하는 상황이다 보니, 이 참조 기능이 매우 중요하죠.

그래서 참조에는 보통 각 부서의 팀원들과 상사들을 넣는데, 만약 참조에 넣어야 하는 사람이 여러 명이라면 직급순으로 넣으면 됩니다. 숨은 참조는 상황에 따라 또 다른 수신인이 있다는 것을 외부에 굳이 알리지 않을 때 사용해요. 메일을 받는 사람에게 참조에 있는 사람은 보이지만, 숨은 참조에 있는 사람은 보이지 않아요. 이런 참조 기능은 업무 상황이 어떻게 진행되고 있는지 살펴볼 수 있어서 원활한 업무 처리를 할 수 있게 도와주니, 꼭 숙지해두세요!

오늘은 신입사원이 꼭 알아야 할 비즈니스 메일 작성법에 대해 알아봤습니다. 처음에는 어려워 보여도 밥 먹듯 보내는 게 메일이기 때문에 곧 익숙해질 거예요. 잘 숙지해서 중요한 자리에서 실수하는 일이 없도록 합시다! :D